Praktische informatie algemeen staflid

Hier lees je alles over de VakantieSpelweek. We geven informatie over wat we van jou verwachten als algemeen staflid bij Het VakantieSpel. Neem deze informatie goed door, zodat je helemaal voorbereid aan de week kunt beginnen. Als je na het doorlezen nog vragen hebt, kun je terecht bij jouw kleurhoofd of kleurtroepen.

Programmaoverzicht 2024
In het programmaoverzicht kun je ook terugvinden wanneer de groepen op de verschillende locaties zijn.

Het VakantieSpel kent veel vaste termen. Deze kun je in dit boekje terugvinden of je kunt ze opzoeken bij de veel gestelde vragen op de website www.vakantiespel.com.

Wat verwachten we van jou?
Naast het feit dat deelnemen aan Het VakantieSpel enorm leuk is, brengt het ook een bepaalde verantwoordelijkheid met zich mee. Gelukkig deel je deze verantwoordelijkheid met een groot aantal vrijwilligers! Als iedereen zijn beste beentje voorzet, kunnen we er met zijn allen voor zorgen dat Het VakantieSpel ook dit jaar weer een succes gaat worden. Hieronder kun je zien wat we bij Het VakantieSpel van een staflid verwachten. Een staflid:

Leidt en begeleidt diverse spelonderdelen.
Assisteert de leden van de spelcommissie bij het opbouwen én opruimen van de diverse spellen.
Is verantwoordelijk voor het schoon achterlaten van de gebruikte velden en locaties.
Begeleidt de groepen wanneer deze zich verplaatsen van de ene naar de andere locatie. Dit is altijd in overleg met de coördinator verkeersdienst en zijn teamleden.
Heeft een voorbeeldfunctie voor leiding en deelnemers.
Dagelijks wordt om 16.00 uur op het verzamelterrein afgesloten met de vrijwilligerscoördinatoren. Er zijn stafleden die ingedeeld zijn als kleurtroep. Zij hebben als extra taak het ondersteunen van een kleurhoofd.
Kleurtroepen zijn elke ochtend om 8.00 uur (maandag om 7.00 uur) op de verzamellocatie aanwezig om de dagbespreking van de kleurhoofden met de leiding bij te wonen.
Is herkenbaar aan een blauw T-shirt.

Wanneer en hoe laat verzamelen?
Zorg ervoor dat je op maandag om 6.55 uur verzamelt bij de Parkeerplaats Alphense Boys aan de Sportlaan. Om 7.00 uur openen we Het VakantieSpel. Je krijgt dan uitleg over wat er op de eerste dag van je verwacht wordt en hier krijg je ook te horen hoe laat je de dinsdag moet verzamelen. Iedere dag wordt ’s middags om 17.00 uur bij Tempo een stafvergadering gehouden, deze is niet verplicht. Iedere ochtend vertellen de vrijwilligerscoördinatoren waar je die dag bent ingedeeld.

Algemene tips en weetjes

Draag iedere dag je je VakantieSpel T-shirt. Hierdoor ben je herkenbaar als vrijwilliger van Het VakantieSpel. Houdt dit T-shirt netjes en heel tot het eind van de week, uiteraard mag je hier wel op schrijven.
Neem brood en drinken voor de picknick mee.
Tijdens de week is bij elke spellocatie een EHBO-post aanwezig. Als er iets bij een spel gebeurt, ga dan niet zelf naar de EHBO-post, maar laat één persoon van de groepsleiding met het kind naar de EHBO gaan. Gebeurt er onverhoopt een ernstig ongeluk, laat het kind dan liggen en haal zo snel mogelijk iemand van de EHBO. Bij iedere spellocatie zijn stafleden aanwezig met een portofoon (herkenbaar aan de rode T-shirts) die de EHBO-post kunnen oproepen.
Alcoholconsumptie is voor vrijwilligers niet toegestaan tijdens de gehele VakantieSpelweek. Ook niet tijdens het avondprogramma voor vrijwilligers dat tot ongeveer 22.00 uur duurt.
Tijdens het spelen van spellen en het begeleiden van de groepen kan er niet gerookt worden. Als je echt even een sigaret nodig hebt, kies er dan voor deze in de pauze op afstand van de aanwezige deelnemers te nuttigen.
Tijdens de activiteiten van Het VakantieSpel worden foto’s gemaakt die gebruikt kunnen worden voor commerciële doeleinden.
Gebruik van telefoons e.d. is op eigen risico, VakantieSpel is niet aansprakelijk voor eventuele schade.

Afmelden
Mocht je ziek zijn of worden tijdens de week laat het dan zo snel mogelijk weten via de mail info@vakantiespel.com of via de telefoon 06 – 254 43 311.

Avondeten
Tussen de stafvergadering en het avondprogramma is er weinig tijd over. Daarom bieden wij vanuit Het VakantieSpel tegen een kleine vergoeding een avondmaaltijd aan. Het is de bedoeling dat je op de dag zelf vóór 10.00 uur laat weten of je die avond mee wilt eten. Je kunt je hiervoor opgeven via je vrijwilligersprofiel, meer informatie volgt via de mail.

Avondprogramma
Ook dit jaar verzorgt de Feest Commissie een spetterend avondprogramma voor alle vrijwilligers. Dit avondprogramma begint tussen 19.00 en 19.30 uur en is rond 22.00 uur afgelopen. Op deze avonden worden sportieve en muzikale activiteiten georganiseerd, waaraan je kunt meedoen. Maar je kunt natuurlijk ook alleen kijken. Een ideaal moment om, zonder kinderen, gezellig na te kletsen over de afgelopen dag. Op donderdagavond is de feestavond vanaf 19.45 uur. Vrijdag, nadat Het VakantieSpel voor deelnemers is afgelopen sluiten we met zijn allen bij Tempo Het VakantieSpel af.

Gevonden Voorwerpen
Gevonden voorwerpen kun je afgeven bij de EHBO-post. Op de verzamellocatie staat een informatiekraam waar alle gevonden voorwerpen terechtkomen. Ouders met vragen over gevonden voorwerpen kun je tijdens Het VakantieSpel naar deze plek doorverwijzen. Na Het VakantieSpel kun je op de website kijken waar de gevonden voorwerpen opgehaald kunnen worden.

Groepsindeling
Deelnemers worden ingedeeld in groepen van maximaal 12 deelnemers. Op basis van leeftijd zijn de groepen ingedeeld in kleuren en dieren.

Lees hier meer over de groepsindeling.

Functies
Om alle activiteiten en werkzaamheden van de vrijwilligers zo goed mogelijk te laten verlopen, zijn er bij Het VakantieSpel stafleden met specifieke functies. Deze functies moeten alles stroomlijnen.

Informatiekraam
Op een centrale plek op de verzamellocatie staat de informatiekraam, waar mensen met vragen en opmerkingen terecht kunnen. Ook de gevonden voorwerpen zijn hier terug te vinden. De informatiekraam is te herkennen aan de roze beachvlaggen. Daarnaast is Het VakantieSpel voor dringende zaken bereikbaar via het nummer 06 – 254 43 311 of via de e-mail: info@vakantiespel.com.

Milieu
Tijdens Het VakantieSpel proberen wij aandacht te besteden aan het milieu. Daarom krijgen alle groepen ’s ochtends een vuilniszak mee. Toch zal er op de spellocaties altijd wat rommel achterblijven. Als staflid heb je hierbij twee verantwoordelijkheden:

Geef zelf het goede voorbeeld door afval in de daarvoor bestemde bakken of zakken weg te gooien.
Loop ’s middags na het opruimen met elkaar even het terrein na om het laatste vuil op te rapen.

Opbouwen/opruimen
Wij starten bij Het VakantieSpel vroeg met het opbouwen van de spellen, om de deelnemers op tijd te kunnen laten beginnen. Aan het einde van de dag moeten alle spelonderdelen weer opgeruimd worden. Voordat je teruggaat naar het centrale verzamelpunt of de stafvergadering, moet je het spelmateriaal dat je hebt gebruikt opruimen. Kijk ook of er andere stafleden zijn die hulp nodig hebben. Hoe meer helpende handen tijdens het opruimen, hoe sneller alle stafleden van hun welverdiende rust kunnen genieten.

Picknick
Tussen de middag is er een picknick. Soms op een andere locatie dan die van de spellen. Tijdens de picknick ben je als staflid nog steeds “in functie”. Dit betekent niet dat je geen boterham kunt eten, maar houd er rekening mee dat deelnemers of stafleden met een specifieke taak met vragen naar je toe kunnen komen.

Veiligheidsplan
Door onvoorziene omstandigheden kan het voorkomen dat we één of meerdere spelonderdelen moeten afgelasten. Het VakantieSpel heeft voor dit soort gevallen een veiligheidsplan en een calamiteitenteam paraat. Wat er ook gebeurt, onderneem zelf geen actie, maar volg de aanwijzingen van het calamiteitenteam op. De teamleden zijn te herkennen aan het groene hesje dat zij op dat moment dragen. Via de website en diverse sociale media worden ouders op de hoogte gebracht van de wijzigingen.

Verkeer
Verkeersveiligheid is voor ons heel belangrijk. De verkeersdienst begeleidt Het VakantieSpel en is te herkennen aan de oranje/gele hesjes. Volg hun instructies altijd op!