Praktische informatie algemeen staflid

Hier lees je alles over de VakantieSpelweek. We geven informatie over wat we van jou verwachten als algemeen staflid bij Het VakantieSpel. Neem deze informatie goed door, zodat je helemaal voorbereid aan de week kunt beginnen. Als je na het doorlezen nog vragen hebt, kun je terecht bij jouw kleurhoofd of kleurtroepen. 

Programmaoverzicht
In het programmaoverzicht kun je ook terugvinden wanneer de groepen op de verschillende locaties zijn.

Het VakantieSpel kent veel vaste termen. Deze kun je in dit boekje terugvinden of je kunt ze opzoeken bij de veel gestelde vragen op de website www.vakantiespel.com.   

Wat verwachten we van jou? 
Naast het feit dat deelnemen aan Het VakantieSpel enorm leuk is, brengt het ook een bepaalde verantwoordelijkheid met zich mee. Gelukkig deel je deze verantwoordelijkheid met een groot aantal vrijwilligers! Als iedereen zijn beste beentje voorzet, kunnen we er met zijn allen voor zorgen dat Het VakantieSpel ook dit jaar weer een succes gaat worden. Hieronder kun je zien wat we bij Het VakantieSpel van een staflid verwachten. Een staflid: 

  • Leidt en begeleidt diverse spelonderdelen. 
  • Assisteert de leden van de spelcommissie bij het opbouwen én opruimen van de diverse spellen. 
  • Is verantwoordelijk voor het schoon achterlaten van de gebruikte velden en locaties. 
  • Begeleidt de groepen wanneer deze zich verplaatsen van de ene naar de andere locatie. Dit is altijd in overleg met de coördinator verkeersdienst en zijn teamleden. 
  • Heeft een voorbeeldfunctie voor leiding en deelnemers. 
  • Is dagelijks om 17.00 uur aanwezig bij de nabespreking van de dag. Er zijn stafleden die ingedeeld zijn als kleurtroep. Zij hebben als extra taak het ondersteunen van een kleurhoofd. 
  • Kleurtroepen zijn elke ochtend om 8.00 uur (maandag om 7.00 uur) op de verzamellocatie aanwezig om de dagbespreking van de kleurhoofden met de leiding bij te wonen. 
  • Is herkenbaar aan een blauw T-shirt, net als de kleurtroepen 

Wanneer en hoe laat verzamelen? 
Zorg ervoor dat je op maandag om 07.00 uur bij de Parkeerplaats Alphense Boys aan de Sportlaan bent. Je krijgt dan uitleg over wat er op de eerste dag van je verwacht wordt. Iedere dag wordt ’s middags om 17.00 uur bij de MAX een stafvergadering gehouden. Voor de vergadering worden lijsten vrijgegeven, waarop je kunt zien bij welk spelonderdeel je de volgende dag staat ingedeeld. Als je twijfelt over waar je moet zijn of waar je ingedeeld bent, ga dan naar een van de twee vrijwilligerscoördinatoren of één van de spelcoördinatoren. We verwachten dat je uiterlijk 08.00 uur aanwezig bent op de locatie van het spelonderdeel waar je bent ingedeeld, tenzij anders vermeld. Let op: je kunt al vanaf 06.00 uur ingezet worden.  

Algemene tips en weetjes 

  • Draag iedere dag je je VakantieSpel T-shirt. Hierdoor ben je herkenbaar als vrijwilliger van Het VakantieSpel. Houdt dit T-shirt netjes en heel tot het eind van de week, uiteraard mag je hier wel op schrijven.   
  • Neem brood en drinken voor de picknick mee. 
  • Tijdens de week is bij elke spellocatie een EHBO-post aanwezig. Als er iets bij een spel gebeurt, ga dan niet zelf naar de EHBO-post, maar laat één persoon van de groepsleiding met het kind naar de EHBO gaan. Gebeurt er onverhoopt een ernstig ongeluk, laat het kind dan liggen en haal zo snel mogelijk iemand van de EHBO. Bij iedere spellocatie zijn stafleden aanwezig met een portofoon (herkenbaar aan de rode T-shirts) die de EHBO-post kunnen oproepen. 
  • Alcoholconsumptie is voor vrijwilligers niet toegestaan tijdens de gehele VakantieSpelweek. Ook niet tijdens het avondprogramma voor vrijwilligers dat tot ongeveer 22.00 uur duurt. 
  • Tijdens het spelen van spellen en het begeleiden van de groepen kan er niet gerookt worden. Als je echt even een sigaret nodig hebt, kies er dan voor deze in de pauze op afstand van de aanwezige deelnemers te nuttigen. 
  • Tijdens de activiteiten van Het VakantieSpel worden foto’s gemaakt die gebruikt kunnen worden voor commerciële doeleinden. 
  • Gebruik van telefoons e.d. is op eigen risico, VakantieSpel is niet aansprakelijk voor eventuele schade. 

Afmelden 

Mocht je ziek zijn of worden tijdens de week laat het dan zo snel mogelijk weten via de mail info@vakantiespel.com of via de telefoon 06 – 254 43 311. 

Avondeten 
Tussen de stafvergadering en het avondprogramma is er weinig tijd over. Daarom bieden wij vanuit Het VakantieSpel tegen een kleine vergoeding een avondmaaltijd aan. Het is de bedoeling dat je op de dag zelf vóór 10.00 uur laat weten of je die avond mee wilt eten. Je kunt je hiervoor opgeven via je vrijwilligersprofiel, meer informatie volgt via de mail.  

Avondprogramma 
ok dit jaar verzorgt de Feest Commissie een spetterend avondprogramma voor alle vrijwilligers. Dit avondprogramma begint op maandag, dinsdag en woensdag om 19.30 uur (inloop om 19.15 uur) en is rond 22.00 uur afgelopen. Op deze avonden worden sportieve en muzikale activiteiten georganiseerd, waaraan je kunt meedoen. Maar je kunt natuurlijk ook alleen kijken. Een ideaal moment om, zonder kinderen, gezellig na te kletsen over de afgelopen dag. Op donderdagavond is de feestavond vanaf 19.45 uur. Vrijdag, nadat Het VakantieSpel voor deelnemers is afgelopen sluiten we met zijn allen bij Tempo Het VakantieSpel af. 

Foto’s 
Tijdens Het VakantieSpel worden foto’s gemaakt, die je kunt bekijken op onze website, www.vakantiespel.com.  

Gevonden Voorwerpen 
Gevonden voorwerpen kun je afgeven bij de EHBO-post. Op de verzamellocatie staat een informatiekraam waar alle gevonden voorwerpen terechtkomen. Ouders met vragen over gevonden voorwerpen kun je tijdens Het VakantieSpel naar deze plek doorverwijzen. Na Het VakantieSpel kun je op de website kijken waar de gevonden voorwerpen opgehaald kunnen worden.   

Groepsindeling
Deelnemers worden ingedeeld in groepen van maximaal 12 deelnemers. Op basis van leeftijd zijn de groepen ingedeeld in vier kleuren. Zo kunnen we het programma goed aansluiten op de belevingswereld en het energieniveau van de deelnemers. Iedere kleur bestaat uit twee dieren, waardoor er acht unieke categorieën ontstaan. Van jong naar oud is de kleurindeling: 

  • Oranje (leeuw en vos) 
  • Groen (ara en toekan) In 2022 wordt groen niet gebruikt tijdens Het VakantieSpel
  • Blauw (beer en wolf) 
  • Paars (raaf en uil) 

De groepsnummers zijn als volgt: 

  • Oranje Leeuw 101 t/m 120 
  • Oranje Vos 151 t/m 170 
  • Groene Ara 201 t/m 220 
  • Groene Toekan 251 t/m 270 
  • Blauwe Beer 301 t/m 320 
  • Blauwe Wolf 351 t/m 370 
  • Paarse Raaf 401 t/m 420 
  • Paarse Uil 451 t/m 470 

Functies 
Om alle activiteiten en werkzaamheden van de vrijwilligers zo goed mogelijk te laten verlopen, zijn er bij Het VakantieSpel stafleden met specifieke functies. Deze functies moeten alles stroomlijnen. De functies die voor jou als groepsleiding het belangrijkst zijn om te kennen, zijn de functies van coördinator algemene zaken, vrijwilligerscoördinator, kleurtroep en spelcoördinator.  

Algemeen staflid (blauw T-shirt). De spellen die jullie spelen, worden bijna altijd begeleid door algemene stafleden. Luister goed naar wat zij te vertellen hebben en ondersteun hen bij het uitvoeren van de spellen. Het algemeen staflid weet hoe het spel gespeeld moet worden, maar jullie weten wat voor kinderen je in de groep hebt. Als jullie goed en actief samenwerken, zullen de kinderen alle spellen leuk vinden. 

Kleurhoofd (rood T-shirt). Ieder dier heeft een kleurhoofd, dat de hele week bij hetzelfde dier aanwezig is. Het kleurhoofd geeft leiding aan de vergaderingen die jullie ’s ochtends met je eigen kleur hebben. Jullie, maar ook ouders en deelnemers, kunnen met vragen bij het kleurhoofd terecht. 

Kleurtroep (blauw T-shirt). Ieder kleurhoofd wordt ondersteund door een aantal kleurtroepen. Kleurtroepen hebben enige jaren ervaring met Het VakantieSpel. Ook de kleurtroepen zijn de gehele dag bij hetzelfde dier aanwezig. Zij begeleiden onder andere de kinderen en de leiding van hun dier bij het wandelen van locatie naar locatie. Luister altijd goed naar de kleurhoofden en kleurtroepen, want zij weten wat er wanneer moet gebeuren. Met vragen kun je altijd bij de kleurtroepen terecht. Als zij geen antwoord hebben, kunnen zij de vraag bij het kleurhoofd neerleggen. 

Iedere ochtend, voordat het programma start, heb je als leiding samen met het kleurhoofd en de kleurtroepen een overleg. In dit overleg wordt de dag voor- en nabesproken en kunnen bijzonderheden doorgenomen worden. Er wordt van je verwacht dat je iedere ochtend aanwezig bent bij dit overleg. Het is een traditie dat laatkomers een liedje moeten zingen en trakteren op taart. 

Informatiekraam 
Op een centrale plek op de verzamellocatie staat de informatiekraam, waar mensen met vragen en opmerkingen terecht kunnen. Ook de gevonden voorwerpen zijn hier terug te vinden. De informatiekraam is te herkennen aan de roze beachvlaggen. Daarnaast is Het VakantieSpel voor dringende zaken bereikbaar via het nummer 06 – 254 43 311 of via de e-mail: info@vakantiespel.com 

Milieu 
Tijdens Het VakantieSpel proberen wij aandacht te besteden aan het milieu. Daarom krijgen alle groepen ’s ochtends een vuilniszak mee. Toch zal er op de spellocaties altijd wat rommel achterblijven. Als staflid heb je hierbij twee verantwoordelijkheden:  

• Geef zelf het goede voorbeeld door afval in de daarvoor bestemde bakken of zakken weg te gooien.  

• Loop ’s middags na het opruimen met elkaar even het terrein na om het laatste vuil op te rapen. 

Opbouwen/opruimen 
Wij starten bij Het VakantieSpel vroeg met het opbouwen van de spellen, om de deelnemers op tijd te kunnen laten beginnen. Aan het einde van de dag moeten alle spelonderdelen weer opgeruimd worden. Voordat je teruggaat naar het centrale verzamelpunt of de stafvergadering, moet je het spelmateriaal dat je hebt gebruikt opruimen. Kijk ook of er andere stafleden zijn die hulp nodig hebben. Hoe meer helpende handen tijdens het opruimen, hoe sneller alle stafleden van hun welverdiende rust kunnen genieten. sneller alle stafleden van hun welverdiende rust kunnen genieten. 

Picknick 
Tussen de middag is er een picknick. Soms op een andere locatie dan die van de spellen. Tijdens de picknick ben je als staflid nog steeds “in functie”. Dit betekent niet dat je geen boterham kunt eten, maar houd er rekening mee dat deelnemers of stafleden met een specifieke taak met vragen naar je toe kunnen komen. 

Veiligheidsplan 
Door onvoorziene omstandigheden kan het voorkomen dat we één of meerdere spelonderdelen moeten afgelasten. Het VakantieSpel heeft voor dit soort gevallen een veiligheidsplan en een calamiteitenteam paraat. Wat er ook gebeurt, onderneem zelf geen actie, maar volg de aanwijzingen van het calamiteitenteam op. De teamleden zijn te herkennen aan het groene hesje dat zij op dat moment dragen. Via de website en diverse sociale media worden ouders op de hoogte gebracht van de wijzigingen.   

Verkeer 
Verkeersveiligheid is voor ons heel belangrijk. De verkeersdienst begeleid Het VakantieSpel en is te herkennen aan de oranje/gele hesjes. Volg hun instructies altijd op! 

De organisatie
Algemeen coördinator 
Stefan 

Vrijwilligerscoördinatoren 
Johan 
Daniëlle 

Bestuur
Anita
Bionda 
Mieke 
Mikki 
Niels 
Pieter 
Stefan 

Spel Commissie 
Anouk A – v V 
Anouk M 
Dennis  
Eline S 
Giulia  
Jay  
Judith  
Larissa  
Mikki  
Ruben  
Sabine
Thomas  


Entertainment Commissie 
Bianca B 
Jeroen 
Kim de G 
Marco 
Marjolein 
Mark 
Mitchel
Mitchell 
Sanne v E 

PR Commissie 
Bianca M 
Bionda  
Eline S
Jessie
Joost 
Judith
Kristy 
Maartje 
Pieter 

IT Commissie 
Bianca v V 
Dennis 
Jacqueline 
Jochem 
Mathijs 
Rick 


Feest Commissie 
Bas 
Bonita 
Eline B 
Ian 
Jacqueline 
Kaylee 
Mieke 
Mitchell 
Sanne D 

Facilitaire Dienst 
Bianca v V 
Bob 
Dennis 
Mart 
Mathijs 
Niels 
Pieter 
Rick 
Walter 
Rogier 
Ruben 

Catering Commissie 
Saskia