Praktische informatie leiding

Hier lees je alles over de VakantieSpelweek. We geven informatie over wat we van jou verwachten als leiding bij Het VakantieSpel. Neem deze informatie goed door, zodat je helemaal voorbereid aan de week kunt beginnen. Als je na het doorlezen nog vragen hebt, kun je terecht bij jouw kleurhoofd of kleurtroepen. 

Programmaoverzicht
In het programmaoverzicht kun je ook terugvinden wanneer de groepen op de verschillende locaties zijn.

Wat verwachten we van jou? 
Helpen bij Het VakantieSpel is enorm leuk, maar het brengt een bepaalde verantwoordelijkheid met zich mee. Gelukkig delen we deze verantwoordelijkheid met een groot aantal vrijwilligers. Als iedereen zijn beste beentje voorzet, kunnen we er met zijn allen voor zorgen dat Het VakantieSpel ook dit jaar weer een succes wordt. Hieronder vind je een overzicht van datgene wat we bij Het VakantieSpel van groepsleiding verwachten. Groepsleiders: 

  • Geven leiding en begeleiding aan een groep deelnemers. 
  • Creëren een sfeer waarin ieder kind zich prettig en veilig voelt. 
  • Dragen zorg voor de veiligheid van ieder kind in de groep. 
  • Zijn elke ochtend aanwezig bij het overleg met hun kleurhoofd. 
  • Zorgen er met hulp van de kleurhoofden voor, dat eventuele problemen bespreekbaar worden gemaakt en op een bevredigende manier worden opgelost. 
  • Fungeren als aanspreekpunt voor ouders/verzorgers. Alle noodzakelijke informatie zal door de organisatie worden verstrekt. 
  • Stellen zich actief, stimulerend en positief op naar de groep. 
  • Dragen zorg voor het schoon achterlaten van alle terreinen. 

Algemeen
Deelnemers worden ingedeeld in groepen van maximaal 12 deelnemers. Op basis van leeftijd zijn de groepen ingedeeld in vier kleuren. Zo kunnen we het programma goed aansluiten op de belevingswereld en het energieniveau van de deelnemers. Iedere kleur bestaat uit twee dieren, waardoor er acht unieke categorieën ontstaan. Van jong naar oud is de kleurindeling: 

  • Oranje (leeuw en vos) 
  • Groen (ara en toekan) In 2022 wordt groen niet gebruikt tijdens Het VakantieSpel
  • Blauw (beer en wolf) 
  • Paars (raaf en uil) 

De groepsnummers zijn als volgt: 

  • Oranje Leeuw 101 t/m 120 
  • Oranje Vos 151 t/m 170 
  • Groene Ara 201 t/m 220 
  • Groene Toekan 251 t/m 270 
  • Blauwe Beer 301 t/m 320 
  • Blauwe Wolf 351 t/m 370 
  • Paarse Raaf 401 t/m 420 
  • Paarse Uil 451 t/m 470 

Functies 
Om alle activiteiten en werkzaamheden van de vrijwilligers zo goed mogelijk te laten verlopen, zijn er bij Het VakantieSpel stafleden met specifieke functies. Deze functies moeten alles stroomlijnen. De functies die voor jou als groepsleiding het belangrijkst zijn om te kennen, zijn de functies van coördinator algemene zaken, vrijwilligerscoördinator, kleurtroep en spelcoördinator.  

Algemeen staflid (blauw T-shirt). De spellen die jullie spelen, worden bijna altijd begeleid door algemene stafleden. Luister goed naar wat zij te vertellen hebben en ondersteun hen bij het uitvoeren van de spellen. Het algemeen staflid weet hoe het spel gespeeld moet worden, maar jullie weten wat voor kinderen je in de groep hebt. Als jullie goed en actief samenwerken, zullen de kinderen alle spellen leuk vinden. 

Kleurhoofd (rood T-shirt). Ieder dier heeft een kleurhoofd, dat de hele week bij hetzelfde dier aanwezig is. Het kleurhoofd geeft leiding aan de vergaderingen die jullie ’s ochtends met je eigen kleur hebben. Jullie, maar ook ouders en deelnemers, kunnen met vragen bij het kleurhoofd terecht. 

Kleurtroep (blauw T-shirt). Ieder kleurhoofd wordt ondersteund door een aantal kleurtroepen. Kleurtroepen hebben enige jaren ervaring met Het VakantieSpel. Ook de kleurtroepen zijn de gehele dag bij hetzelfde dier aanwezig. Zij begeleiden onder andere de kinderen en de leiding van hun dier bij het wandelen van locatie naar locatie. Luister altijd goed naar de kleurhoofden en kleurtroepen, want zij weten wat er wanneer moet gebeuren. Met vragen kun je altijd bij de kleurtroepen terecht. Als zij geen antwoord hebben, kunnen zij de vraag bij het kleurhoofd neerleggen. 

Iedere ochtend, voordat het programma start, heb je als leiding samen met het kleurhoofd en de kleurtroepen een overleg. In dit overleg wordt de dag voor- en nabesproken en kunnen bijzonderheden doorgenomen worden. Er wordt van je verwacht dat je iedere ochtend aanwezig bent bij dit overleg. Het is een traditie dat laatkomers een liedje moeten zingen en trakteren op taart. 

De start 
Op maandag verwachten we jou om 06.55 uur op het verzamelterrein, bij Alphense Boys. Je hebt dan het eerste overleg met je kleurhoofd en de kleurtroepen. De rest van de week verwachten we jou op dezelfde locatie om 08.00 uur. Alle dagen, met uitzondering van vrijdag, eindigen om 15.45 uur. Als leiding ben je pas klaar met je taak, wanneer alle kinderen uit jouw groepje zijn opgehaald. Nadat alle kinderen zijn opgehaald, staat er iets te drinken voor je klaar, voordat je naar huis gaat. 

Groepsbordje 
Op de verzamellocatie krijg je van je kleurhoofd elke ochtend een bordje met je groepsnummer. Aan het einde van de dag lever je dit bordje weer onbeschadigd in. Bij beschadiging worden de reparatiekosten van een bordje op de groepsleiding verhaald (€7,50). 

Deelnemers  
Het is de bedoeling dat ouders hun kinderen vóór 08.45 uur hebben afgezet. Ouders kunnen hun kinderen ophalen wanneer iedereen ná het spelprogramma op de verzamellocatie is gearriveerd, meestal rond 15.45 uur. Het is dus niet de bedoeling dat ouders hun kinderen al meenemen, wanneer we naar de verzamellocatie lopen of ophalen op de locatie waar de spelonderdelen georganiseerd worden. Ouders moeten aan jullie doorgeven wanneer kinderen om wat voor reden dan ook een hele of een deel van een dag niet aanwezig zijn. 

Informatie van deelnemers 
Op maandag ontvang je van je kleurhoofd een lijst met namen van de kinderen in je groepje.  
Via je kleurhoofd krijg je tevens eventuele (medische) bijzonderheden van kinderen, behandel deze gegevens vertrouwelijk. Je ontvangt geen contactgegevens van kinderen of ouders. Als het noodzakelijk is dat er contact met ouders opgenomen moet worden, kun je hiervoor terecht bij de EHBO. Die zullen contact met de ouders opnemen. Aan het eind van de VakantieSpelweek, moet je de namenlijst van jouw groepje weer inleveren.  

Informatiekraam 
Elke ochtend en middag is er een informatiekraam op de verzamellocatie aanwezig. Daar kun je terecht voor vragen, opmerkingen en gevonden voorwerpen. Deze informatiekraam is te herkennen aan de roze beachvlaggen. Daarnaast is Het VakantieSpel voor dringende zaken bereikbaar via het nummer 06 – 254 43 311 of via de e-mail: info@vakantiespel.com. 

Vrijdagavond 
Op vrijdag ziet het programma er anders uit dan op de andere dagen. ’s Ochtends doen we spelletjes. Op vrijdagmiddag is er geen programma. In plaats daarvan wordt ‘s avonds het thema afgesloten en vindt er een voorstelling plaats. Let er na de voorstelling extra goed op dat ouders hun kinderen netjes afmelden, zodat je zeker weet dat al je kinderen veilig met hun ouders/verzorgers naar huis zijn vertrokken. 

Foto’s 
Tijdens Het VakantieSpel worden foto’s gemaakt, die je kunt bekijken op onze website, www.vakantiespel.com.  

Gevonden Voorwerpen 
Gevonden voorwerpen kun je afgeven bij de EHBO-post. Op de verzamellocatie staat een infokraam waar alle gevonden voorwerpen terechtkomen. Ouders met vragen over gevonden voorwerpen kun je tijdens Het VakantieSpel naar deze plek doorverwijzen. Na Het VakantieSpel kun je op de website kijken waar de gevonden voorwerpen opgehaald kunnen worden. 

Verkeer 
Verkeersveiligheid is voor ons heel belangrijk. Hieronder een aantal aandachtspunten: 

  • Loop altijd op de stoep. 
  • Maak gebruik van oversteekplaatsen. 
  • Wanneer je oversteekt, kijk je eerst naar links en rechts. 
  • Zorg er tijdens het lopen altijd voor, dat je zelf aan de wegkant loopt en dat één van jullie beiden voor én achter het groepje loopt. 
  • Bij het oversteken van grote wegen word je begeleid door de verkeersdienst. De verkeersdienst is te herkennen aan de oranje/gele hesjes. Volg hun instructies altijd op! 

Milieu 
Iedereen is natuurlijk zuinig op onze natuur, ook tijdens de VakantieSpelweek: 

  • Gooi geen afval op straat of in de natuur. 
  • Kom ‘s ochtends op de fiets naar Het VakantieSpel. 
  • Zorg ervoor dat je de picknickplaats schoon achterlaat. 
  • Van de organisatie krijg je elke ochtend een vuilniszak en er zijn bepaalde plekken waar je volle vuilniszakken weer kunt inleveren. 

Avondprogramma 
Ook dit jaar verzorgt de Feest Commissie een spetterend avondprogramma voor alle vrijwilligers. Dit avondprogramma begint op maandag, dinsdag en woensdag om 19.30 uur (inloop om 19.15 uur) en is rond 22.00 uur afgelopen. Op deze avonden worden sportieve en muzikale activiteiten georganiseerd, waaraan je kunt meedoen. Maar je kunt natuurlijk ook alleen kijken. Een ideaal moment om, zonder kinderen, gezellig na te kletsen over de afgelopen dag. Op donderdagavond is de feestavond vanaf 19.45 uur. Vrijdag, nadat Het VakantieSpel voor deelnemers is afgelopen sluiten we met zijn allen bij Tempo Het VakantieSpel af. 

Algemene tips en weetjes 

  • Draag iedere dag je gele VakantieSpel T-shirt. Hierdoor ben je herkenbaar voor ouders, vrijwilligers en kinderen. Houdt dit T-shirt netjes en heel tot het eind van de week, uiteraard mag je hier wel op schrijven.  
  • Neem brood en drinken voor de picknick (lunch) mee. 
  • Tijdens de week moet je soms wegen oversteken. Wees hierbij voorzichtig en let op de aanwijzingen van de verkeersdienst en eventueel de politie. Geef in ieder geval altijd je verstand voorrang! 
  • Tijdens de week is bij elke spellocatie een EHBO-post aanwezig. 
  • Als er bepaalde dingen zijn die voor de organisatie belangrijk zijn, of die je niet goed kunt afhandelen, vraag dan hulp aan je kleurhoofd of kleurtroep. 
  • Vergeet niet ook op vrijdagavond je VakantieSpel T-shirt aan te trekken. 
  • Alcoholconsumptie is voor vrijwilligers niet toegestaan tijdens de gehele VakantieSpelweek. Ook niet tijdens het avondprogramma voor vrijwilligers dat tot ongeveer 22.00 uur duurt. 
  • Tijdens de activiteiten van Het VakantieSpel worden foto’s gemaakt die gebruikt kunnen worden voor commerciële doeleinden. 
  • Gebruik van telefoons e.d. is op eigen risico, VakantieSpel is niet aansprakelijk voor eventuele schade. 

Praktische tips 

  • Jij bent er voor de groep. De kinderen moeten jou kunnen vertrouwen. Blijf dus altijd enthousiast, blijf stimuleren en motiveren, ook als het regent en als de kinderen moe zijn. 
  • Groepsleider zijn bij Het VakantieSpel is heel intensief. Het programma heeft weinig rustmomenten en de kinderen vragen continu jouw aandacht. Zorg ervoor dat je uitgerust bent! 
  • Iedere ochtend voor aanvang van Het VakantieSpel rekenen we op je aanwezigheid tijdens het overleg met je kleurhoofd. Hier worden belangrijke zaken besproken. We willen graag jullie reacties horen over de diverse spellen en de sfeer in de groep. 
  • Probeer het roken en bellen zoveel mogelijk te beperken tot de pauze (denk aan je voorbeeldfunctie).  
  • Bel nooit zelf met ouders. Laat dit over aan de EHBO of de kleurhoofden. 
  • Zorg dat er altijd minimaal één persoon bij de groep blijft (ook in de pauzes). Houd altijd je groep in de gaten en kijk regelmatig of je groep nog compleet is. 

Maak duidelijke afspraken 

  • Met je collega groepsleiding over jullie taakverdeling  
  • Met de kinderen over praktische zaken zoals ophalen aan het einde van de dag, weglopen, ongewenst gedrag, etc.  
  • Nog belangrijker: wees consequent in de naleving hiervan. 
  • Stel jezelf voor aan de ouders. Maak eens een praatje. Vertel aan het einde van de dag eerlijk hoe de dag is verlopen en maak met hen ook afspraken als dat nodig is. 

Tips voor maandag 
De maandagochtend is zeer belangrijk. Dit is het moment waarop je samen met je groepje de sfeer voor de rest van de week kunt bepalen. Bereid dit bij voorkeur samen met je medeleiding goed voor. 
Op maandagochtend bepaal jij (samen met je medeleiding) de regels die gelden in jullie groepje. 
Op maandagochtend zullen de kinderen je flink uitproberen en testen hoever ze kunnen gaan. Zorg dat je je groep snel organiseert en ga zo snel mogelijk in een kring zitten. Je kunt dan de regels uitleggen en misschien is er nog tijd voor een kennismakingsspelletje. 

Veiligheidsplan 
Door onvoorziene omstandigheden kan het voorkomen dat we één of meerdere spelonderdelen moeten afgelasten. Het VakantieSpel heeft voor dit soort gevallen een veiligheidsplan en een calamiteitenteam paraat, zij zijn dan herkenbaar aan de groene hesjes. Informatie over wat te doen tijdens een calamiteit krijg je via het calamiteitenteam of via het kleurhoofd. Mocht zich dit voordoen dan zullen we via de website ouders op de hoogte brengen van de wijzigingen. 

Afmelden 
Mocht je ziek zijn of worden tijdens de week laat het dan zo snel mogelijk weten via de mail info@vakantiespel.com of via de telefoon 06 – 254 43 311.